Privacyverklaring

Rijschool Traffix hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, en hoe wij uw privacy waarborgen. Deze verklaring is van toepassing op alle diensten die wij aanbieden en alle contacten die wij met u onderhouden. Verwerking van de persoonsgegevens in ons bedrijf gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de wettelijke eisen zoals voorzien in de EU-regelgeving vanaf 25 mei 2018.

1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is Traffix BV een BV met maatschappelijke zetel te Heirbaan 129, 9200 Sint-Gillis Dendermonde, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0769.730.434. Wij zijn erkend door de Vlaamse overheid als rijschool onder erkenningsnummer 2512.

U kan ons bereiken via e-mail op privacy@traffix.be of telefonisch op 052 77 91 26. Aarzel niet om ons te contacteren indien u privacy-gerelateerde vragen zou hebben.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van uw rijopleiding en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen opgelegd door het Departement Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) en de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Wanneer u zich inschrijft voor een rijopleiding, verzamelen wij uw identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum en geboorteplaats, rijksregisternummer, nationaliteit, en indien nodig een kopie van uw identiteitskaart en pasfoto voor aanmelding bij het examencentrum. Daarnaast registreren wij uw contactgegevens: adres, e-mailadres en telefoonnummer.

Gedurende uw opleiding houden wij opleidingsgegevens bij: de rijbewijscategorie(ën) waarvoor u opleiding volgt, reeds behaalde rijbewijzen en attesten, uw voortgang en evaluaties, examenresultaten en -data, terugkommomenten, vormingsmomenten en de planning van uw rijlessen. Voor de afhandeling van betalingen verwerken wij ook financiële gegevens zoals uw rekeningnummer en betalingsgeschiedenis.

Indien van toepassing verwerken wij ook een medische geschiktheidsverklaring wanneer dit wettelijk vereist is, of informatie over aanpassingen aan het lesvoertuig bij een lichamelijke beperking. Met u toestemming kan er voor lesdoeleinden gebruik gemaakt worden van videobeelden. U kan aangeven aan de lesgever indien u hier geen gebruik van wenst te maken. —

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

3.1 Voor de uitvoering van uw opleidingsovereenkomst

De verwerking van uw persoonsgegevens is in de eerste plaats noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons afsluit wanneer u zich inschrijft voor een rijopleiding. Dit omvat de behandeling van uw inschrijving, het plannen en opvolgen van uw rijlessen, het bijhouden van uw voortgang, en de algemene communicatie over uw opleiding. Zonder deze gegevens kunnen wij onze diensten niet aan u leveren.

3.2 Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Als erkende rijschool zijn wij onderworpen aan strikte regelgeving van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) en de FOD Mobiliteit en Vervoer. Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verzamelen en door te geven aan deze instanties en aan de GOCA-examencentra voor de aanmelding van examens. Ook onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen vereisen dat wij facturen en betalingsgegevens bewaren gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn van zeven jaar. Daarnaast kunnen wij verplicht zijn om gegevens te verstrekken aan politie- en justitiële autoriteiten.

3.3 Op basis van ons gerechtvaardigd belang

Voor de verbetering van onze dienstverlening en klanttevredenheid kunnen wij uw gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.

3.4 Op basis van uw toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. Dit is het geval voor het verzenden van nieuwsbrieven en promotionele berichten over onze diensten, alsook voor het publiceren van foto’s van geslaagde leerlingen op onze website of sociale media. U geeft deze toestemming vrijwillig en u kan deze te allen tijde intrekken.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden in de eerste plaats intern verwerkt binnen onze rijschool. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Op basis van onze wettelijke verplichtingen delen wij de nodige gegevens met het Departement Mobiliteit en Openbare Werken, de FOD Mobiliteit en Vervoer, en de GOCA-examencentra voor de aanmelding en afname van uw examens. Ook de fiscale autoriteiten ontvangen de wettelijk vereiste informatie in het kader van onze belastingaangiften. Ook kunnen wij verplicht zijn om gegevens te delen met politie- en justitiële autoriteiten indien wij hiertoe wettelijk verplicht worden.

Daarnaast maken wij gebruik van een beperkt aantal verwerkers die in onze opdracht gegevens verwerken. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten die hen verplicht tot vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens. Het gaat om Exact Online voor onze boekhouding, Dation voor de planning van rijlessen, en KBC voor de verwerking van online betalingen.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Uw leerlingendossier met opleidingsgegevens bewaren wij gedurende 10 jaar / de wettelijk voorgeschreven termijn conform de regelgeving van MOW. Facturen en boekhoudkundige stukken worden bewaard gedurende zeven jaar, zoals wettelijk verplicht voor fiscale doeleinden.

Gegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming worden bewaard tot u deze toestemming intrekt. Dit geldt voor uw contactgegevens voor onze nieuwsbrief en voor foto’s van geslaagde leerlingen. Zodra u uw toestemming intrekt, verwijderen wij deze gegevens onverwijld.

Indien u uw opleiding niet voltooit of afbreekt, bewaren wij uw gegevens gedurende 5 jaar na het laatste contact, waarna deze worden verwijderd.

6. Google Analytics

Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

7. Gebruik van cookies

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Daarmee kunnen wij onder andere verschillende opvragingen van pagina’s van de website combineren en het gedrag van gebruikers analyseren. U kunt het gebruik van deze cookies weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website kan beperken.

Meer info in onze cookieverklaring

8. Wat zijn uw rechten?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U heeft het recht op inzage (artikel 15 AVG): u mag weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie hiervan ontvangen. U heeft het recht op rectificatie (artikel 16 AVG): indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.

U heeft het recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn, u uw toestemming intrekt, of de gegevens onrechtmatig worden verwerkt. Dit recht is niet absoluut: wij kunnen verwijdering weigeren indien wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren. U heeft ook het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van uw gegevens betwist.

U heeft het recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG): u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen en overdragen aan een andere rijschool. U heeft het recht van bezwaar (artikel 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang. Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn.

Tot slot heeft u het recht om uw toestemming in te trekken voor verwerkingen waarvoor u eerder toestemming gaf, zoals voor nieuwsbrieven of publicatie van foto’s. De intrekking geldt voor de toekomst en doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

De klant heeft het recht zich kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing.

9. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek indienen per e-mail aan privacy@traffix, per post aan ons adres, of persoonlijk aan het onthaal tijdens de openingsuren. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen.

Wij behandelen uw verzoek zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u hierover binnen de eerste maand.

10. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, misbruik of wijziging. Onze website en online betalingen maken gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS). De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel dat deze nodig heeft voor de uitvoering van hun taken. Wij maken regelmatig back-ups van onze digitale gegevens en hanteren een strikt wachtwoordbeleid. Fysieke dossiers worden bewaard in kasten. Onze medewerkers worden bewust gemaakt van het belang van privacybescherming en de correcte omgang met persoonsgegevens.

11. Klachten

Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: contact@apd-gba.be

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in de toepasselijke wet- en regelgeving. Bij substantiële wijzigingen informeren wij u via een bericht op onze website, per e-mail aan actieve leerlingen, of bij uw volgende bezoek aan onze rijschool. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. De versiedatum bovenaan geeft aan wanneer deze verklaring laatst is bijgewerkt.

13. Vragen?

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op:

Traffix BV

T.a.v. Privacy
Heirbaan 129, 9200 Dendermonde
privacy@traffix.be
052 77 91 26